Uno de los errores más frecuentes que comenten los escritores u oradores noveles es el de pensar que pueden empezar a construir sus discursos directamente desde una página (diapositiva) en blanco. La falta de planificación acaba pasando factura, pues el resultado suele ser desordenado, poco comprensible para el receptor y, además, supone más tiempo invertido por la cantidad de versiones que habrá que elaborar para conseguir algo coherente.
Veamos una de las técnicas más sencillas y eficaces para preparar cualquier intervención.
PREPARACIÓN PREVIA
Necesitamos estar tranquilos, con tiempo disponible y sin interrupciones. En nuestro escritorio, aparte del ordenador, tendremos hojas en blanco, lápices o bolígrafos y tacos de papel autoadhesivo.
Fase 1: Recopilación de información y generación de ideas
En primer lugar, obtendremos datos y todo tipo de información sobre el tema que vamos a tratar. Si ya somos expertos en el tema y disponemos de esta información podemos ir directamente a la generación de ideas.
Aplicaremos la técnica del brainstorming o lluvia de ideas. Consiste en ir anotando todas las ideas que nos vienen a la mente sin rechazar ninguna, por disparatada que pueda parecer. Las vamos anotando a base de palabras o frases muy simples en los papeles autoadhesivos. Es muy importante que solo anotes una idea por papelito, para poder después utilizarlos de forma independiente.
Pegamos estas notas en la mesa o en otra superficie. También las podemos colocar en una o varias hojas de papel. Quedaran desordenadas y, probablemente, no todas nos servirán. El proceso creativo no es ordenado.
Fase 2: Selección
Una vez acabada la fase de creación, hay que revisar todas las ideas generadas y seleccionar las más adecuadas para tratar el tema y para conseguir nuestro objetivo de comunicación. También hay que tener en cuenta la extensión que tiene que tener el documento.
Será tan fácil como retirar las notas que descartamos. En el ejemplo están marcadas con una cruz. Podemos tirarlas directamente o guardarlas por si más adelante las necesitamos.
Fase 3: Ordenación
Según la estructura que queramos darle a nuestra intervención o artículo, vamos reagrupando las notas en las partes principales del discurso. En este ejemplo utilizamos una estructura analítica, ideal para tratar temas como El cambio climático, El cambio de hábitos de lectura, La crisis financiera de 2008, etc.
Fase 4: Redacción del texto o preparación de diapositivas.
Ahora ya puedes empezar a redactar el escrito, siguiendo el orden previsto. No te olvides de utilizar los «conectores» para enlazar las distintas partes y darle cohesión al texto. Si lo que tienes que preparar es una presentación, puedes ir creando las diapositivas y seguir el esqueleto básico.
A partir de este esquema también te puedes preparar unas notas para hablar ante tu público, con o sin apoyo de PowerPoint.
Esta es una técnica que te hará mejorar tu productividad y aumentará tu capacidad de comunicación. Invertir tiempo en la planificación da grandes resultados.
