Connectar a través d’una càmera: videoconferència, webinar, Skype…

Les distàncies ja no són un obstacle per a les reunions professionals entre dos o més interlocutors que parlen des de diferents llocs del món. A més, podem utilitzar la tecnologia per impartir formació, fer presentacions, fer xerrades… Cada vegada són més freqüents els webinars, hangouts i altres versions de comunicació audiovisual a distància. I cada vegada són més els professionals que responen al concepte knowmad (know + nomad): treballadors del coneixement des de qualsevol part.

Skype, FaceTime o WhatsApp han posat a l’abast de tothom la possibilitat de parlar veient-nos les cares. Amb les trucades telefòniques convencionals ens perdíem una gran part de la informació, però precisament per això, podien resultar molt més còmodes; no havíem de prestar atenció a tot allò no verbal: l’escenari, el nostre aspecte, la gesticulació o l’expressió de la cara.

Amb les videotrucades, s’ha acabat parlar i estar distret, gargotejar, caminar en cercle, furgar-se el nas, fer l’ullet a la companya. Activar l’opció de vídeo significa ara haver de dissenyar la imatge de cada “teletrobada”, especialment si és d’empresa. Perquè a més del que diem i com ho diem hem de comptar amb l’impacte de l’aspecte, la influència de l’entorn i la informació que transmet el llenguatge corporal. Exactament igual que en una trobada presencial, em diràs. Així és, amb alguns avantatges i alguns inconvenients.

Els avantatges són clars. Podem percebre la imatge d’una persona en temps real o en diferit en qualsevol moment. Però aquest tipus de connexions poden tenir alguns inconvenients perquè estem enviant multitud de missatges que de vegades no controlem, precisament perquè de vegades vam improvisem o no som conscients del que transmetem a través de la pantalla.

La diferència principal respecte a una reunió presencial és que el teu interlocutor només veu una part de tu i una part molt petita de l’entorn. A l’espai de la pantalla, qualsevol detall pren una rellevància especial i el que passaria desapercebut en l’escena real, destaca molt més a la pantalla.

La comunicació en una trucada de vídeo

La imatge que projectem a través d’una trucada de vídeo ha de adaptar-se al grau de formalitat i tipus de relació que tenim amb el nostre interlocutor o interlocutors.

Podem assegurar-nos l’èxit de les nostres accions de comunicació, si sabem gestionar bé les eines i si a més planifiquem el missatge verbal i tot el que transmetem a través de la nostra comunicació no verbal.

Dissenyar l’entorn

L’interlocutor es formarà una idea de tu i de la teva empresa segons el que vegi dins el marc de la imatge. Això és bo o dolent? Depèn. Si ho gestiones conscientment, pots obtenir grans resultats. Has de crear el clima adequat a les teves objectius: proximitat / neutralitat, calidesa / fredor, formalitat / informalitat, modernitat / classicisme, ordre / desordre, etc.

Especialment, quan es tracta d’interaccions professionals, ens interessa reflectir ordre, pulcritud i organització. Evita, doncs, que es vegin munts de papers, gots o tasses brutes, ampolles d’aigua, armaris oberts o restes de menjar.

Si treballes des de casa o no tens oficina pròpia, tria el lloc que serà el teu plató per fer aquestes videotrucades. Els videobloggers també ho fan i molts dissenyen escenaris específics per gravar els seus vídeos. El decorat és part de la teva imatge.

La gestió de la teva imatge personal

Ja saps l’important que és una primera impressió. Si és la primera vegada que connectes amb aquesta persona, com vols que et percebi? Que parlis des de la comoditat del teu saló, d’un hotel on estàs de pas, d’un coworking o de la teva oficina corporativa no vol dir que puguis presentar-te de qualsevol manera.

La imatge personal en una trucada de vídeo és tan important com en el cara a cara presencial. O fins i tot més. La majoria de les vegades l’únic que es veu és la cara, per aquest motiu, has de cuidar al màxim el teu aspecte. A no ser que sigui una urgència, no acceptis una trucada de vídeo si consideres que no estàs preparat per a això.

Cuida el teu aspecte. Tria la roba segons la imatge professional que vols transmetre, tingues en compte els colors que més t’afavoreixen per al tipus d’il·luminació. Les càmeres dels portàtils, smartphones i altres aparells no solen afavorir. Cerca la distància en la qual no es deformi la teva cara i una il·luminació que eviti aquestes ombres que t’envelleixen.

Llenguatge no verbal

En una trucada de vídeo la cara és la protagonista i desapareix la comunicació no verbal de la resta del cos. Procura que l’angle de la càmera sigui l’adequat perquè la imatge sigui correcta. Evita posar-te a contrallum o que la càmera t’agafi de perfil. El teu interlocutor hauria de veure’t del pit cap amunt.

Tota l’atenció està, per tant, centrada en l’expressió facial. Evita expressions de la cara que puguin ser malinterpretades o simplement descorteses.

També intervenen les mans, que haurien d’estar visibles si estem en una taula i tenim un pla mitjà. La gesticulació amb les mans és millor que sigui moderada, perquè ha d’emmarcar-se en l’espai de la pantalla. Qualsevol gest molt ampli o que passi per davant de la cara pot ser molest i dificultar la comunicació. No facis gestos de tensió, i et recomano que no et toquis (cabells, nas, boca, ulleres, orelles, etc.).

Mantingues el contacte visual i saluda amb un somriure, al principi i al final, en el comiat.

Tot i que el cos normalment no apareix, té la seva importància. Si ens movem contínuament a la cadira, si estem mal asseguts, si caminem, si gesticulem massa… serà percebut per l’altre i ho pot rebre com a senyals d’informalitat o nerviosisme.

Veu

Pensa que les connexions no sempre són perfectes, de manera que és millor prendre precaucions pel que fa a la comprensió correcta del missatge, davant l’eventual aparició de sorolls o interferències, amb preguntes del tipus: “Se m’ha entès bé”; “No sé si voleu que ho torni a detallar”; “Així, hem quedat que…”.

Parla articulant clarament, poc a poc i prou alt. Fes preguntes per comprovar si ha arribat el missatge. Repeteix el que has dit o el que t’han dit per evitar llacunes en la comprensió. La teva expressió oral serà decisiva perquè els teus interlocutors no perdin l’atenció.

 Bones maneres en les videotrucades. 10 consells

  1. Posa tota l’atenció en la conversa. Procura mirar cap a la càmera perquè es produeixi l’efecte de contacte visual. No et distreguis. Com que el teu interlocutor no veu tota l’escena, has de garantir-li que estàs escoltant atentament.
  1. Evita el soroll exterior, del carrer o del mateix establiment o despatx; no és només per la molèstia que causa sinó també perquè transmet una imatge de poc ordre. Procura no fer sorolls tu mateix mentre el teu interlocutor està parlant: clic del bolígraf, repicar de dits, etc.
  1. Si la conversa ha de ser confidencial, evita que es vegin altres persones en l’espai, o que creuin per darrere, que es sentin sorolls o converses. En aquest cas, tria un lloc amb suficient privacitat i assegura’t que no entrarà ningú a la sala.
  1. Mantingues en mode avió o en silenci els telèfons perquè no sonin mentre estàs en connexió. Procura que no se sentin alarmes o senyals acústics de trucades o missatges. Pot causar distracció i causar estrès.
  1. Si per algun motiu has de desaparèixer de la pantalla, consultar les teves notes, escriure o fer algun moviment estrany, explica-ho.
  1. És poc considerat menjar o beure durant la interacció. Pel que fa a fumar, crec que ja sabem tots la imatge que transmet el tabac, tant presencialment com a distància.
  1. Concerta prèviament la reunió. Encara que vegis que algú està connectat a Skype, a Google, etc., potser no està disponible en aquest moment. Trucar directament a algú sense haver acordat abans la trobada pot ser una forma d’intrusió.
  1. Sigues puntual. Procura connectar uns minuts abans de la reunió. Així podràs comprovar que tot funciona adequadament i estaràs llest a l’hora acordada.
  1. Llevat que es pacti d’una altra manera, la cortesia és que tots dos interlocutors tinguin el mode vídeo encès i estiguin en les mateixes condicions.
  1. Si es talla la comunicació i no es pot restablir, estaria bé acabar la conversa per algun altre mitjà (SMS, Whatsapp, correu electrònic o telèfon), almenys per acomiadar-se.

Amb les videotrucades estem en condicions de substituir moltes trobades presencials. Però de moment, no podem contrarestar la visió parcial que obtenim de l’interlocutor, la percepció incompleta d’un entorn molt més ampli que el que abasta la imatge en pantalla o la manca de contacte físic.

Tot i els avenços de la tecnologia, preferim les relacions presencials, perquè ens sentim més capaços d’avaluar l’altre i moltes vegades també necessitem avaluar el seu entorn. És per aquesta raó que ens seguim desplaçant – de vegades amb alts costos – per calibrar la confiança que ens mereixem l’un a l’altre, cara a cara i sense cap filtre.