Conectar mediante una cámara: vídeoconferencia, webinar, Skype…

Las distancias ya no son un obstáculo para las reuniones profesionales entre dos o más interlocutores que hablan desde distintos lugares del mundo. Además, podemos utilizar la tecnología para impartir formación, hacer presentaciones, dar charlas… Cada vez son más frecuentes los webinars, hangouts y otras versiones de comunicación audiovisual a distancia. Y cada vez son más los profesionales que responden al concepto knowmad (know + nomad): trabajadores del conocimiento desde cualquier parte.

Skype, Face Time o Whatsapp han puesto al alcance de todos la posibilidad de hablar viéndonos las caras. Con las llamadas telefónicas convencionales nos perdíamos una gran parte de la información, pero precisamente por esto, podían resultar mucho más cómodas; no teníamos que prestar atención a todo lo no verbal: el escenario, nuestro aspecto, la gesticulación o la expresión del rostro.

Con las videollamadas, se acabó hablar con alguien y estar distraído, garabatear, caminar en círculos, hurgarte la nariz, guiñar un ojo a la compañera. Activar la opción de vídeo significa ahora tener que diseñar la imagen de cada “teleencuentro”, especialmente si es de empresa. Porque además de lo que decimos y cómo lo decimos tenemos que contar con el impacto del aspecto, la influencia del entorno y la información que transmite el lenguaje corporal.

Exactamente igual que en un encuentro presencial, me dirás. Así es, con algunas ventajas y algunos inconvenientes.

Las ventajas son claras. Podemos percibir la imagen de una persona en tiempo real o en diferido en cualquier momento. Pero este tipo de conexiones puede tener algunos inconvenientes porque estamos enviando multitud de mensajes que a veces no controlamos, precisamente porque a veces improvisamos o no somos conscientes de lo que transmitimos a través de la pantalla.

La diferencia principal respecto a una reunión presencial es que tu interlocutor solo ve una parte de ti y una parte muy pequeña del entorno. En el espacio de la pantalla, cualquier detalle toma una relevancia especial y lo que pasaría desapercibido en la escena real, destaca mucho más en la pantalla.

La comunicación en una videollamada

La imagen que proyectamos a través de una videollamada tiene que adaptarse al grado de formalidad y tipo de relación que tenemos con nuestro interlocutor o interlocutores.

Podemos asegurarnos el éxito de nuestras acciones de comunicación, si sabemos manejar bien las herramientas y si además planificamos el mensaje verbal y todo lo que transmitimos a través de nuestra comunicación no verbal.

Diseñar el entorno

El interlocutor se formará una idea de ti y de tu empresa según lo que vea dentro del marco de la imagen. ¿Esto es bueno o malo? Depende. Si lo manejas conscientemente, puedes obtener grandes resultados. Tienes que crear el clima adecuado a tus objetivos: cercanía/neutralidad, calidez/frialdad, formalidad/informalidad, modernidad/clasicismo, orden/desorden, etc.

Especialmente, cuando se trata de interacciones profesionales, nos interesa reflejar orden, pulcritud y organización. Evita, pues, que se vean montones de papeles, vasos o tazas sucios, botellas de agua, armarios abiertos o restos de comida.

Si trabajas desde casa o no tienes oficina propia, elige el sitio que va a ser tu plató para realizar estas vídeollamadas. Los vídeobloggers lo hacen también y muchos diseñan escenarios específicos para grabar sus vídeos. El decorado es parte de tu imagen.

La gestión de tu imagen personal

Ya sabes lo importante que es una primera impresión. Si es la primera vez que conectas con esta persona, ¿cómo quieres que te perciba? Que hables desde la comodidad de tu salón, de un hotel donde estás de paso, de un coworking o de tu oficina corporativa no significa que puedas presentarte de cualquier manera.

La imagen personal en una videollamada es tan importante como en el cara a cara presencial. O incluso más. La mayoría de las veces lo único que se ve es el rostro, por este motivo, debes cuidar al máximo tu aspecto. A no ser que sea una urgencia, no aceptes una videollamada si consideras que no estás preparado para ello.

Cuida tu aspecto. Elige la ropa según la imagen profesional que quieras transmitir, ten en cuenta los colores que más te favorecen para el tipo de iluminación. Las cámaras de los portátiles, smartphones y otros aparatos no suelen favorecer. Busca la distancia en la que no se deforme tu cara y una iluminación que evite estas sombras que te envejecen.

Lenguaje no verbal

En una videollamada el rostro es el protagonista y desaparece la comunicación no verbal del resto del cuerpo. Procura que el ángulo de la cámara sea el adecuado para que la imagen sea correcta. Evita ponerte a contraluz o que la cámara te coja de perfil. Tu interlocutor debería verte del pecho hacia arriba.

Toda la atención está, por lo tanto, centrada en la expresión facial. Evita expresiones del rostro que puedan ser malinterpretadas o simplemente descorteses.

También intervienen las manos, que deberían estar visibles si estamos en una mesa y tenemos un plano medio. La gesticulación con las manos es mejor que sea moderada, porque tiene que enmarcarse en el espacio de la pantalla. Cualquier gesto muy amplio o que pase por delante del rostro puede ser molesto y dificultar la comunicación. No realices gestos de tensión, y te recomiendo que no te toques (pelo, nariz, boca, gafas, oreja, etc.).

Mantén el contacto visual y saluda con una sonrisa, al principio y al final, en la despedida.

A pesar de que el cuerpo normalmente no aparece, tiene su importancia. Si nos movemos continuamente en la silla, si estamos mal sentados, si caminamos, si gesticulamos demasiado… será percibido por el otro y puede recibirlo como señales de informalidad o nerviosismo.

Voz

Piensa que las conexiones no siempre son perfectas, por lo que es mejor tomar precauciones en cuanto a la comprensión correcta del mensaje, ante la eventual aparición de ruidos o interferencias, con preguntas del tipo: “Se me ha entendido bien”; “No sé si queréis que lo vuelva a detallar”; “Así, hemos quedado en que…”.

Habla articulando claramente, despacio y suficientemente alto. Haz preguntas para comprobar si ha llegado el mensaje. Repite lo que has dicho o lo que te han dicho para evitar lagunas en la comprensión. Tu expresión oral será decisiva para que tus interlocutores no pierdan la atención.

Buenas maneras en las vídeoconexiones. 10 consejos

1.   Pon toda la atención en la conversación. Procura mirar hacia la cámara para que se produzca el efecto de contacto visual.  No te distraigas. Como tu interlocutor no ve toda la escena, tienes que garantizarle que estás escuchando atentamente.

2.   Evita el ruido exterior, de la calle o del propio establecimiento o despacho; no es solo por la molestia que causa sino también porque transmite una imagen de poco orden. Procura no hacer ruidos tú mismo mientras tu interlocutor está hablando: clic del bolígrafo, dedos tamborileando, etc.

3.   Si la conversación tiene que ser confidencial, evita que se vean otras personas en el espacio, o que crucen por detrás, que se oigan ruidos o conversaciones. En este caso, elige un lugar con suficiente privacidad y asegúrate de que no entrará nadie en la sala.

4.   Mantén en modo avión o en silencio los teléfonos para que no suenen mientras estás en conexión. Procura que no se oigan alarmas o señales acústicas de llamadas o mensajes. Puede causar distracción y causar estrés.

5.   Si por algún motivo debes desaparecer de la pantalla, consultar tus notas, escribir o hacer algún movimiento extraño, explícalo.

6.   Es poco considerado comer o beber durante la interacción. En cuanto a fumar, creo que ya sabemos todos la imagen que transmite el tabaco, tanto presencialmente como a distancia.

7.   Concierta previamente la reunión. Aunque veas que alguien está conectado a Skype, a Google, etc., puede que no esté disponible para ti en ese momento. Llamar directamente a alguien sin haber acordado antes el encuentro puede ser una forma de intrusión.

8.   Sé puntual. Procura conectarte unos minutos antes de la reunión. Así podrás comprobar que todo funciona adecuadamente y estarás listo a la hora acordada.

9.   A menos que se pacte de otra forma, lo cortés es que ambos interlocutores tengan el modo vídeo encendido y estén en las mismas condiciones.

10. Si se corta la comunicación y no se puede restablecer, estaría bien acabar la conversación por algún otro medio (SMS, Whatsapp, correo electrónico o teléfono), al menos para despediros.

Con las vídeollamadas estamos en condiciones de sustituir muchos encuentros presenciales. Pero de momento, no podemos contrarrestar la visión parcial que obtenemos del interlocutor, la percepción incompleta de un entorno mucho más amplio que el que abarca la imagen en pantalla o la falta de contacto físico.

A pesar de los avances de la tecnología, preferimos las relaciones presenciales, porque nos sentimos más capaces de evaluar al otro y muchas veces también necesitamos evaluar su contexto. Es por esta razón que nos seguimos desplazando – a veces con altos costes- para calibrar la confianza que nos merecemos el uno al otro, cara a cara y sin ningún filtro.